THỦ TỤC CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG THẾ CHẤP, CẦM CỐ TÀI SẢN
I - Hồ sơ giao dịch
1. Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu đối với tài sản:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất
- Giấy chứng nhận đăng ký xe, tàu thuyền, phương tiện khác
- Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần/Cổ phiếu/Trái phiếu
- Các giấy tờ về tài sản khác
2. Giấy tờ của bên thế chấp/cầm cố:
a. Trường hợp bên thế chấp/cầm cố là cá nhân:
- Căn cước công dân còn giá trị sử dụng
- Xác nhận thông tin nơi cư trú (trong trường hợp thay đổi nơi cư trú)
- Giấy chứng nhận kết hôn
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (trường hợp cá nhân độc thân)
b. Trường hợp bên thế chấp/cầm cố là pháp nhân:
- Đăng ký hoạt động
- Biên bản họp, nghị quyết của các thành viên pháp nhân thống nhất về việc thế chấp tài sản và cử người đại diện giao kết hợp đồng
- Căn cước công dân còn giá trị sử dụng của người đại diện
c. Các trường hợp đặc biệt
- Trường hợp có các giấy tờ chứng minh tài sản riêng do được tặng cho riêng, do được thừa kế riêng hoặc có thoả thuận hay bản án phân chia tài sản (Hợp đồng tặng cho, văn bản khai nhận thừa kế, thoả thuận phân chia, bản án phân chia tài sản) thì không cần giấy xác nhận hôn nhân
- Hợp đồng uỷ quyền (nếu có)
- Đất cấp cho hộ gia đình: Xác nhận thành viên hộ gia đình tại thời điểm được giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất
- Đất trồng lúa: Xác nhận sản xuất nông nghiệp tại địa phương
- Có người chưa đủ tuổi thành niên: Có cha mẹ đại diện theo pháp luật
- Có yếu tố nước ngoài
- Có liên quan đến thừa kế
3. Bên nhận thế chấp/cầm cố là tổ chức tín dụng làm việc thường xuyên với Văn phòng công chứng: Cung cấp hồ sơ đăng ký mẫu dấu, mẫu chữ ký của người đại diện gồm:
- Công văn đăng ký mẫu dấu, mẫu chữ ký
- Đăng ký hoạt động của tổ chức tín dụng
- Quyết định bổ nhiệm của người đại diện
- Văn bản ủy quyền/Văn bản phân công phân nhiệm về việc người đại diện được giao kết hợp đồng thế chấp/cầm cố
II - Trình tự thủ tục
Sau khi người yêu cầu công chứng cung cấp đầy đủ hồ sơ, giấy tờ thì công chứng viên thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Khi ký hợp đồng thì người yêu cầu công chứng phải mang đầy đủ bản chính các giấy tờ để đối chiếu.
Công chứng viên ký, chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
Người yêu cầu công chứng nộp phí công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại bộ phận trả kết quả.